A rendszeres otthoni munkavégzés (home office vagy távmunkavégzés) alapvetően csak távmunkaszerződéssel lehetséges, és a munkaszerződésbe kell foglalni. Azonban jelenleg a távmunkavégzésnek nem feltétlenül kell rendszeresnek lennie; az is elég, ha a munkavállaló a munkaidejének csak egy bizonyos részét tölti home office-ban. Ha azonban nincs ilyen írásos megállapodás, akkor az otthoni munkavégzésre nem lehet hosszú távon kötelezni a dolgozót. Ez alól kivétel, hogy évente 44 munkanap vagy 352 munkaóra időtartamban – részmunkaidősöknél a munkaidő megfelelő arányában – elrendelhet home office-t a munkáltató akár egyoldalúan (tehát a dolgozó hozzájárulása nélkül) is.
Az továbbra is kérdéses lehet (home office és távmunka esetében is), hogy a dolgozó fel van-e készülve az otthoni munkavégzésre (van-e internete, laptopja vagy más olyan eszköze, ami mindennapos munkájához kell). Erről egyeztetnie kell a munkáltatóval. Az otthoni munkavégzés elrendelése előtt érdemes a munkáltatónak továbbá egy home-office szabályzatot készítenie vagy előre egyeztetni a dolgozókkal, a következőkkel kapcsolatban:
1. Milyen eszközzel dolgoz(hat)nak a munkatársak?
A jelenleg hatályos szabályok szerint, ha a munkáltató és a munkavállaló abban megállapodik, a munkavállaló a saját munkaeszközén is dolgozhat home office-ban. Azonban a megállapodás előtt a munkáltatónak meg kell bizonyosodnia arról, hogy az a munkaeszköz biztonságos és az egészséget nem veszélyezteti. Ha számítástechnikai eszközön (általában laptopon) végzi a munkavállaló a távmunkát, akkor a munkáltatónak előtte írásban tájékoztatnia kell őt a biztonságos munkakörülmények szabályairól és a munkavállalónak aszerint kell megválasztania a munkavégzés helyét. A munkáltató mindezt távolról, szintén informatikai eszközzel ellenőrizheti.
2. Milyen időszakban kell dolgozniuk (marad-e a normál időbeosztás vagy sem)?
A munkáltató és a munkavállaló megállapodásától függ.
3. Hogyan ellenőrzi a munkáltató a munkavégzést (itt beleértve az adatvédelmi kérdéseket is, ha a dolgozó pl. saját eszközt – telefont, laptopot – használ a munkájához)?
Ha másképpen nem állapodnak meg, akkor a munkáltató távolról számítástechnikai eszköz alkalmazásával ellenőrizheti a munkavégzést.
4. Hogyan kell otthon biztosítani az adatvédelmet pl. az ügyfelek, kliensek számára?
Az adatvédelmi kérdésekben is a megállapodás, illetve a munkahelyi home-office szabályzat az irányadó.
5. Milyen költségeket fog a munkáltató a munkavállalónak megtéríteni?
Minden olyan költséget meg kell téríteni, amely a munkával kapcsolatban indokoltan felmerülő külön költség. Érdemes ilyenkor egy konkrét összeget megjelölni pl. a telefon vagy internet napi/heti/havi költségét.
Az otthoni munkavégzés alatt természetesen munkabér jár a munkavállalónak.